Аутсорсинг бухгалтерии: как контролировать?
Аутсорсинг бухгалтерии – нормальная практика среди представителей малого и среднего бизнеса. Это дает возможность оптимизировать расходы и застраховать себя от некомпетентности штатных бухгалтеров. Но при этом возникает проблема, связанная с контролем деятельности аутсорсеров. Причем производить контроль нужно не только вначале сотрудничества, но и после того, как вы убедитесь в компетентности и исполнительности сотрудников нанятой компании.
Чтобы с этим не возникло проблем, рекомендуется:
- назначить координаторов;
- четко прописать в договоре ответственность сторон;
- регулярно проводить аудит бухгалтерии.
Строгий контроль деятельности компании, предоставляющей бухгалтерские услуги, позволит вам избежать ответственности за нарушение финансовой дисциплины.
Координаторы
Для того чтобы обеспечить наиболее эффективное взаимодействие с компанией, которой отдана на аутсорсинг бухгалтерия, компания-заказчик услуг должна назначить координатора. Этот сотрудник должен будет контактировать с сотрудниками компании, предоставляющей бухгалтерские услуги, давать им всю необходимую для осуществления их деятельности информацию, решать спорные вопросы и оповещать руководство своей компании об успешности работы компании-исполнителя.
Назначить координатора нужно сразу же при заключении договора с аутсорсинговой компанией, в котором стоит прямо указать его координаты. Такого же координатора должна назначить и компания-исполнитель. Для того чтобы в дальнейшем не возникало недоразумений, рекомендуется сразу же установить регламент общения и порядок обмена данными.
Ответственность сторон
Ответственность сторон прописывается в самом договоре, но хорошо обдумать и обсудить кто, за что, и в каком объеме отвечает, заказчик и исполнитель должны еще до подписания договора. Для этого им нужно представить друг другу на согласование свои пункты и достичь соглашения, которое бы всех устраивало, по спорным моментам. Меры ответственности должны быть четко прописаны в договоре.
Перед подписанием договора с аутсорсинговой компанией нужно:
- пообщаться с ее представителями;
- уточнить круг лиц, которые получат доступ к внутренней информации вашей компании и ее документации;
- изучить всю доступную информацию о репутации компании, предлагающей вам аутсорсинговые услуги по бухгалтерии.
Аудит
Аудит должен производиться не только перед передачей бухгалтерии на аутсорсинг, но и регулярно в процессе сотрудничества с компанией, оказывающей вам услуги бухгалтерии. Для того чтобы результаты аудита были максимально информативными, его проведение нужно доверять сторонней организации, специализирующейся на предоставлении таких услуг.
Несмотря на все риски, передача бухгалтерии на аутсорсинг имеет массу преимуществ, таких как максимальное сокращение расходов на ведение бухгалтерии и быстрое решение всех возникающих в ходе работы вашей компании задач, касающихся ведения бухгалтерии (разработка локальных документов, ведение регистров, составление проводок). Обратиться за этой услугой можно в «Столичную налоговую консультацию». Для этого нужно заполнить электронную форму заявки на нашем сайте или связаться с нашим менеджером по телефону.
